Para llevar un meticuloso registro de: a quién se le paga, o de quién se cobra, el sistema contable se apoya en el recurso de un libro de cuentas contables, cada cuenta contable identifica inequívocamente a una entidad, incluyendo a la entidad “El ciber”. Otros ejemplos de entidades: el proveedor de la energía, la Internet, el proveedor de bebidas gaseosas, etc.
Todas esas cuentas contables deben ser imputables como ingresos y egresos. Ingresos, porque es posible que en alguna ocasión se deba registrar una factura producto de una devolución o arreglo.
Mientras que la cuenta que representa a nuestra entidad debe ser configurada como no imputable, esto es porque “nos referimos a nosotros mismos”, nunca nos pagaremos ni nos cobraremos a nosotros mismos. La cuenta de la entidad en realidad representa a la tesorería (el bolsillo del dueño o como Uds. lo quieran manejar). Normalmente se refiere a la caja grande, en contraposición a las cajas chicas de los empleados.
La cuenta de la caja grande ya fue creada automáticamente cuando usaron el asistente de configuración inicial al instalar el servidor, su código rápido es “CAJAG” haciendo alusión a la “CAJA Grande”. Dicha cuenta tiene activada la propiedad “Esta cuenta es la caja grande”, dicha propiedad es la forma de que el sistema conozca cual es la cuenta contable que representa a la tesorería.
Si dicha cuenta fuera borrada o sus propiedades removidas, el sistema Flulpy sería incapaz de cerrar la caja de un empleado hacia tesorería, o abrir la caja del empleado con saldo obtenido desde tesorería. Estas dos acciones, no requieren que la cuenta de tesorería tenga activado los privilegios para que operadores o gerentes la puedan usar, estas propiedades habilitan el “uso manual” de dicha cuenta contable, y no el uso de las funciones de apertura o cierre de caja.
El libro de cuentas contables, debe ser cuidadosamente planificado, y los privilegios de uso cuidadosamente dados, no des nunca privilegios de uso de cuentas contables a un empleado, si no se supone que él deba realizar pagos a las entidaded identificadas en dichas cuentas (proveedores).
Las cuentas contables aparte de la propiedad código de escritura rápida, tienen una propiedad donde se específica una descripción a modo identificar a que entidad refiere.
Cabe destacar que no todos los registros contables refieren al uso de cuentas contables (referencias al libro de cuentas contables), sino que pueden hacer referencias al nombre de dispositivos en alquiler, ejemplo PC1, o al nombre de cuentas de clientes y empleados, ejemplo: “Operador1”, o a un artículo de la lista de artículos en venta, ejemplo: “PRNBN” (impresión blanco y negro).
Es por esto último que el sistema de registros contables puede consistir en forma cruda en una compleja estructura de clasificación, y con ello poder obtener de los mismos una pluralidad de clases de informes, todos a partir de una única consola de pedidos de informes.
La siguiente imagen muestra la consola de informes, hemos encuadrado diferentes áreas del formulario.
- El primer encuadre responde a la sección donde se define ¿Qué periodo de tiempo vamos a incluir en nuestro informe?.
- El segundo encuadre, define ¿Qué orientación, o sea perspectiva, le vamos a dar a la información resultante?. Por ejemplo, podemos orientar la información a un ranking de ingresos por clientes (buenos clientes), o a los productos y servicios que más se venden, o las ventas de caja, etc.
- En el encuadre inferior se define qué se va a incluir, si bien ya le hemos indicado un periodo a incluir, dentro de ese periodo, podemos indicarle que sólo incluya ciertos días de la semana o sólo incluya cierto horario, a los fines de poder entender que turno u horario rinde más el negocio. También se indica que clasificación de registros se debe incluir.
- Finalmente, dentro del encuadre dicho, hay un campo para que se incluya solamente o excluya solamente ciertas cuentas, que pueden ser cuentas contables, códigos de artículos en ventas, cuentas de clientes/empleados, etc. fórmulas simples se pueden expresar en el campo de filtro.
- No hace falta configurar todo detalladamente, cuando se selecciona una perspectiva u orientación dada de la información a mostrar, el sistema automáticamente establece cuales datos va a incluir y cuales va a excluir, por lo tanto no será necesario realizar dicha configuración en el encuadre de datos a incluir, pero se permite un control manual de la misma para dar la libertad de pedir reportes más específicos.
