Gestionar un cyber y calcular sus costos reales

Conceptos y problemática

El rubro de la indumentaria engorda el precio de 3 a 5 veces, si vale 20, cobran 80 o 100, pero eso no quiere decir que 60 u 80 sean ganancias, porque en un negocio, la ganancia no es solo la diferencia entre el precio de compra y el de venta, sino lo que queda después del pago de todos los gastos fijos que genera el negocio ¿Cuánto de los gastos fijos debe cubrir esa venta en particular?. Saber esto último es muy importante, porque nunca se debe dejar que los gastos fijos se paguen mágicamente al vuelo y después ver si llegamos al mes.

Muchos no saben calcular sus costos fijos reales, y establecen mal sus precios, luego se funden, pero hasta que no se funden completamente al ser muy porfiados y caprichosos, le hicieron un agujero al mercado dañando a todos los demás competidores (porque básicamente hicieron lo que se conoce como DUMPING, aún sin saberlo debido al desconocimiento).

En materia de negocios, hay que hacer un presupuesto, sumando ALQUILER si lo hubiese, todos los impuestos y servicios a pagar por mes (dividir lo que sea bimestral y los anuales para llevarlos a su costo mensual), tu sueldo como cajero si es que oficias de atender el ciber personalmente aparte de ser el dueño (no pretendas un sueldo alto, porque esto es un cálculo base de costos mínimos e imprescindibles) y el sueldo de tu empleado si lo tuvieras, en fin, todo lo necesario para tener el local abierto sin endeudarse.

Luego, tienes que cuantificar cuanta gente entra en tu local, a lo largo de TODO un mes, acá también tienes que tratar de no ser optimista ni pesimista, porque se trata de conocer el promedio real de concurrencia al ciber, en un mes de recaudación promedio, por favor, no tomes tu mejor mes del año para hacer ese conteo, buscamos el mes promedio del año, ni bueno ni malo. El sistema Flulpy da estos datos en la forma de cantidad de registros contable en concepto de venta de artículos, de alquiler de PC, de carga de saldo en cuentas, revise el manual para ver ¿Cómo?, etc.

Una vez que tienes ambos datos:

• Presupuesto (HONESTO MÍNIMO e IMPRESCINDIBLE), no olvides los gastos de limpieza y viáticos para gestiones relacionadas con tu negocio (por Ej. el viaje hasta tus proveedores o los gastos de correo). Honorarios de profesional que te lleva los libros, etc.
• La cantidad de gente que entró a tu local “A COMPRAR ALGO” o “CONSUMIR SERVICIO”, no vale los que entran y no consumen.
• Lo que haces es, dividir el total del presupuesto por la cantidad de gente que entró en el mes promedio.

Eso te va a dar un costo, que representa ¿Cuánto de los gastos fijos debe cubrir cada venta en particular?, llamemos a esto “COSTO POR VENTA”.

Como hemos contado separadamente la cantidad de ventas por alquiler de PC, de la cantidad de ventas por artículos en el rubro anexado, y sabemos también el total de dinero ingresado por cada rubro en particular.

Podemos saber por separado cual es el costo fijo a cubrir, pero primero hagamos un cálculo en el medio ¿Qué porcentaje del total de mis ingresos ocupa cada rubro?.

Esto es muy simple de saberlo. Ingresos por ciber más ingresos por rubro anexo nos dará el total de ingresos, luego, el ingreso por ciber divido el total calculado. Por ejemplo: si por el ciber ingresó 10000 y por el rubro anexo ingresó 15000, significa 10000 + 15000 = 25000, que 10000 / 25000 = 0.40, significa que el ciber representa el 40% del negocio.

Si representa el 40% del negocio, significa que debe cubrir solamente el 40% de los gastos fijos.

Supongamos que por clientes por ciber fueron una 900 ventas, tenemos que calcular el 40% de los costos fijos, y eso dividirlos por 900, nos dará el costo fijo que cada venta por ciber debe cubrir en promedio.

• Ahora, sabiendo ese costo, esto no significa que ese costo a cubrir termine siendo el precio del servicio. Sino que representa solo la componente COSTOS.
• Ahora debemos agregarle a ese costo por venta, el concepto del costo de amortización, es decir, cuanto por mes pretenderemos reinvertir en nuestro ciber?, este costo es algo arbitrario, porque dependerá de que tan rápido el dueño del ciber pretenda actualizar fundamentalmente su hardware, renovar su mobiliario por el desgaste, etc. Supongamos que partamos de algo bien básico, que es poder comprar 1 placa de video de gama media por mes, se calcula este costo de reinversión en 200 US$ al mes, convertimos a moneda local según cotización y dividimos por esos 900 siguiendo el ejemplo dado.
• Acá ya tenemos dos componentes que componen el precio de nuestro alquiler de PCs en el ciber.
• El tercer componente que conforma el precio del servicio de ciber es… usted, el dueño del cyber, ¿Cuánto capital Ud. ha invertido ya en su negocio? ¿Lleva la cuenta?, el capital se calcula en base a la inversión inicial más la reinversión menos lo cobrado en ventas de hardware o mobiliario sacado de circulación. Esto último es toda una aventura de recordar si es que no viene llevando la contabilidad al respecto.
• Un empresario promedio, esperaría una rentabilidad por inversiones básica apenas superior a la rentabilidad financiera que obtendrías de un banco, acá hay que desacoplar el factor inflación de la rentabilidad esperada. Por ejemplo, si al tener un plazo fijo te dan un 15% anual, bueno, una esperanza base de rentabilidad sería un 20% anual (acá no exagerar porque es la rentabilidad mínima pretendida).
• Y se calcula así, del total invertido calculado anteriormente, primero discriminar el total invertido para cada rubro, siguiendo el ejemplo, del rubro ciber, calcularle un % según el concepto ya mencionado, por ejemplo, si la inversión fue 400.000$ para el ciber, un 20% de rentabilidad anual será 80.000$, ahora dijimos que eran 900 ventas en un mes promedio, por lo tanto 80.000 dividido 12 meses dividido 900 = 80000/12/900 = 7.40$ de costo de rentabilidad a cubrir en cada venta del ciber.
• Los tres componentes del precio sumados, darían el precio promedio que hay que cobrarle a cada cliente, el promedio en todo ciber es el costo de una hora de alquiler de PC o consola, pero fundamentalmente de PC (salvo que tengas un ciber peculiar que está desviado de lo normal a fuerza de promociones o tarifas desiguales).
• Si lo quieres más exacto, puedes partir desde la cantidad de horas de alquiler vendidas, pero seguramente te va a dar una cifra similar. Esto, en el sistema Flulpy se ve mejor pidiendo las estadísticas de demanda de todo el mes, y observar el total, que está expresado en módulos de 5 minutos, dividirlo por 12 para saber la cantidad de horas alquiladas.

Finalmente se puede hacer un cálculo similar para conocer los componentes de costo por cada venta del rubro anexo. Teniendo en cuenta que, por ejemplo, en el rubro quiosco los artículos tienen precios muy desiguales, y de cantidad de ventas muy desiguales, no es lo mismo que se vendan 10 chocolates por día a un precio elevado, que se vendan 500 caramelos a un precio bajo, para conocer para cada producto cuánto debería cubrir de los costos fijos correspondiente al porcentaje que ocupa dicho rubro anexo, hay que hacer los siguientes cálculos.

Del total ingresado por rubro anexo, que cantidad de ingreso hubo por cada producto individualmente, una vez más el sistema Flulpy puede emitir un informe de esto, pidiendo un listado “sumarizar movimientos similares perspectiva rendimiento” en la consola de informes contables. Si el sistema Flulpy es usado correctamente y cada venta es identificada por el artículo que se ha vendido puntualmente, el sistema flulpy emitirá un informe con los totales de ingresos por venta de cada producto.

Se debe calcular, cuanto representa en % cada artículo puntual sobre el total de ingresos por el quiosco, por ejemplo, si la venta de chocolates es solo el 20% del total de ingresos por el quisco, entonces ese artículo es responsable del 20% de los costos fijos a cubrir correspondiente al quiosco, y finalmente calcular que costo cubrir por cada venta de cada chocolate. Una vez más, si han usado al sistema Flulpy correctamente, la consola contable les dirá cuántos chocolates han vendido, indicando que solo informe sobre la venta de chocolates (filtrando por el código del artículo), y que presente la cantidad de registros contables = cantidad de ventas de ese artículo (figura como “Presentar datos miscelaneos”), en realidad esta forma no es tan exacta, podría suceder que con un único registro contable se vendió varios chocolates, lo correcto es ver el total en ventas de chocolates y dividir el total por el precio unitario, eso les dará la cantidad vendida, esto solo es posible si el precio unitario no ha variado durante el periodo examinado.

Realizar todos estos cálculos, suele ser una tarea muy pesada y aburrida para un dueño de cyber, que seguramente tiene un espíritu gamer, o que le gusta socializar en vez de sacar cuentas. Pero comprendan que saber sus costos reales, y por lo tanto sus precios reales, es fundamental para no fundirse y a su vez sacar ganancias.

Solo si comprenden estos conceptos, y realizan este trabajo administrativo, podrán referirse a Uds. mismos como pequeños empresarios, caso contrario, no dejan de ser meros amateurs.